もしかしたら新人さんもみてるかもしれませんし
ちょっと真面目に書いてみようかなと思います。
あくまでも個人的、元居た会社の風土があるのでこれが正しいという解ではございません
議事録ってなんだろう
新人の最初の仕事としてよく議事録をとれとれと言われます。
そして必死に内容を取り留めメモをとり、提出したらなんだこれはと言われる。
新人にありがちなケースですね。
さて、議事録とはいったいなんだろう
個人的には、
- 次回アジェンダのベース
- 決定・未決定内容の確認
- 欠席メンバへの周知
- 誰が議題を提出、承認したかの確認
- 宿題があれが宿題の実施者および期限の確認
を確認するものだと思いっています。
よって、話した内容全部書いていいわけではございません。
律儀に誰が何を討論したかぜーーんぶ書いてくれている人もいますが*1
で？結論は？ってなります。
もちろん結論に至った経緯が重要な場合のやり取りは書きますよ、その辺はセンスです。
大体会議終了後1日以内、早ければ数時間以内に出席者への配布および了承を得ることが必要です。
※この時の承認は次回（があれば）の会議で行うこともありますがなるべく早くしたほうがいいです。
なので、ちんたら書いてるとまだか！って言われます。
証拠なんだよ証拠
この会議でなにが話され、何が決まったか、そして何が問題とおもっているかを共有するためにあるものです。
なのでメールでもいいのでこういうことが決まったよね、こういうことが問題という認識だよね、、っていうのを会議者に送っておくことは重要なのです。
よって、議事録を書け！と言われていない会議でも何らかのメモを残し共有するだけでもいいんです。
よく、
えっ？この会議議事録いるの？書けっていわれてませんよ？
って新人と言われます。
議事録は書いている人の主観がどうしてもはいります、なので
出したもの勝ちなんです。*2
そして承認されてしまったらそれはこの会議ではこうだった。
という証拠として扱われます。
もちろんパワーバランスによって覆されることもありますが、
そんなこと言ってませんと言われるより、
言ったけどごにょごにょごにょ・・・・
っていわれるなら後者のほうがいいです。責任度合いが違います。
自分が係わる議事録は必ず目を通しましょう
議事録は大抵共有フォルダや管理ツール上で共有されます。
時間ができたら即座に確認し、いつの間にか自分に振られてるとか、無かったことにされているとわかれば、異議申し立てをする必要があります。
そう、いつのまにか来週中までにあの部署（実質自分）がやるってことで欠席裁判されてたりします。
それは、
書いた人がそのほうが都合がいいからです。
なのでそういうことがないよう、議事録は必ず目を通しましょう。少なくとも頭紙だけでも。
新人さんは話してる内容がちんぷんかんぷん
だったりすることが多々あるとおもいます、プロジェクトに途中参加すると何放してるのかさっぱりわからんこともあります。
なんでそんな人に書かせるんだ？って思う人もいるかもしれません。
個人的に二つの理由から書かせてます。
というか自分の下についた人間にはそう説明しています。
- まず新人が分からないことを洗い出す（教育）するため
- 入ったすぐは主観が少ないためある意味中立に作成できる
からです。
はっきり言って、重要会議の議事録は新人には書かせません。
というか任せられません。
書かせてるってことは最低指示した人が後からでも書ける（もしくは書かなくても問題ない議題しか無い時）からです。
議事録は責任者（管理職）が必ず書くことってなっているプロジェクトもありました。*3
まとめ
議事録はプロジェクトを進行していくにあたって貴重な証拠（エビデンス）です。
おろそかにしていい業務ではありません。
サクッとかいてサクッと意思疎通できて、みんなが納得する議事録をかけるようになると一人前です。
次の会議もスムーズに行えます。
実は結構経験が必要な業務なので、嫌がらず議事録係は率先してやりましょう。
